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OA系统实用指南

时间:2017-07-17 办公自动化 我要投稿

  现在的OA系统市场很火,市场上品牌林立,泛微OA公司上市、致远OA、华天动力OA正在走资本上市之路,金和OA、蓝凌OA也是三板上市企业。以下是小编整理的关于OA系统实用指南,希望大家认真阅读!

  第一、平台型OA系统是企业首选

  不管哪种类型的OA系统,对于企业来说,企业需要发展,只有平台型的OA系统最适合企业选择。

  平台型OA在宣传自己的OA系统时,通常会强调平台型OA构建在通用软件平台上、定制开发能力极强、易用性好、易扩展、易集成的明显优势,大行其道。看好平台型OA,一些技术初级、系统简陋的传统OA厂商也纷纷借机披上“平台型OA”、“平台型协同”的外衣,宣称自己的OA产品也是平台型协同软件,让用户难于判别“平台型OA”的综合实力,从而陷入选型的误区。

  所谓平台,没有数年之功是没有办法检验出来的,建议企业在选型平台型OA是要注意选择十年以上的品牌。避开一些打着平台OA系统头衔的新进者,时间是最好的试金石。

  第二、平台型OA系统要打通信息孤岛

  经过多年信息化建设,OA、CRM、进销存、HR甚至ERP等应用软件在企业中开始普及,但由于各个软件属于不同厂商,没有形成统一的技术平台,很容易让企业信息成为“孤岛”,企业迫切需要解决“孤岛之痛”。于是一些OA厂商为迎合企业,打起“平台型OA”的旗子,号称已能打破“信息孤岛”,而其所谓能打破“信息孤岛”就是给用户一个导数据的功能,将其他系统数据导入到OA系统内,以供用户查询。

  OA系统在数据上的系统集成能力,表现在对企业已建立起来的数据的整合应用能力。需要具备丰富的数据整合经验才可以更好的整合。服务的企业客户少了,不太可能积累巨量的数据整合经验。选择诸如:“泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA”等这些品牌OA的产品,相对会有比较好的保障。

  “导数据”功能只能算是迈出了解决数据整合、集成的第一步。如果数据并不能有效的关联、共享,在提供决策分析的功能还是较薄弱,不能称其为真正意义的数据融合和集成,也不能有效解决“信息孤岛”问题。数据集成、融和真正要解决的是数据互联互通,即一个系统的数据可以和其他系统数据进行共享共用,这不是简单的“导数据”所能解决的。比如,在一个同时使用平台型OA、ERP系统的企业里,借款报销实现了集成,企业能先通过OA系统实现有关支付流程的审批,然后把审批金额写入ERP的AP模块,形成相关发票数据,再进行支付操作。

  而企业与上下游供应链的数据整合,与上下游合作商共享产品信息、共享市场信息、项目协作等,是数据集成、融合的更高境界。这个层次的数据强调更加集中融合,更为智能化,让OA这个信息技术助力整个产业链实现共享共赢。当然,能达到这个境界非普通OA厂商所能达到,必须是真正的平台型OA的行业龙头能达到。

  尽管OA行业内有一种说法,泛微、致远、华天动力、蓝凌属于OA系统的品牌第一集团。但是笔者认为华天动力以技术见长,应该属于第一集团末尾第二集团的排头位置。

  企业想要的平台型OA的数据集成,是平台之上业务融合、平台之下数据融合,并不只是初级的、简单的导数据。

  第三、SAAS模式的OA系统可以选吗?

  当下兴起的SaaS模式为OA系统提供了一种新的生存发展空间,由软件服务商通过在线服务平台为企业提供包括OA在内等各种软件应用,用户只需按月支付少许租赁费就可随时随地进行自动化办公,并可共用共享其他管理软件。

  在一项调查结果中显示:目前中国企业选择SAAS模式的OA系统的企业92%是小微初创企业,这些企业对成本控制要求较高,只要实用就可以。

  SaaS模式能够节省前期投入,减少了应用风险,也获得先进技术带来的方便与快捷,受到不少小型企业的青睐。不过,相较于平台型OA,目前用户对SaaS型OA服务有5个担心,即安全性、可控性、个性化、稳定性和持续性,这影响着用户的选择。具体而言,第一,软件租赁可能存在信息外泄和数据安全的风险;第二,自主性不强,将来可能存在失去对软件系统及其内的信息资料的控制而受制于人的可能;第三,行业专业性不强,SaaS标准化服务与客户业务个性化多样化存在着较大的矛盾;第四,如果服务商SaaS网络运营出问题,用户企业不间断关键业务该如何进行和索赔,服务会缺乏保障;最后,租赁模式虽然前期投入少,但是长期使用其累积起来的费用也是相当大的,这有如买房与租房之别。而相对而言,平台型OA用户没有这些担心,正因为此,它更为适合对安全、可控要求较高的企业。

  第四、OA系统定制开发也有局限性

  世界在变化,企业在发展,OA是一个与时俱进、不断变化的管理系统,OA系统使用一段时间后一般都会产生新需求,而产品型OA以标准化解决客户的通用需求,但对客户个性化的需求则是捉襟见肘,难于发力。相比较而言,平台型OA是基于某个技术平台基础上进行构建,综合了产品型OA和项目型OA(或称方案型OA)的优点,同时又很好地解决了项目型OA和产品型OA所存在的不足,可灵活响应系统运行过程中的各种业务需求和变更,能够精确、快速实施客户需求,尤其是提供了强大的二次开发功能可满足系统未来的不断扩展。

  许多企业的IT人员会以为购买平台型协同OA系统就等于定制开发OA办公系统,甚至认为可以随心所欲地定制开发。其实,负责任的OA厂商是不会承诺开发可完全“自助”,可无限满足需求的,因为这样会使自己和用户陷入需求定制的苦海之中,让实施前的系统和实施后的系统安全走了样,成本骤增,企业也会苦不堪言,OA系统也变成“四不像的OA”。

  对于平台型OA而言,其最终目标是把丰富的组件、组织模型、工作模式等技术融入协同思想中,融入企业本身文化活动中,从而构建一个知识大管理平台,并注入全生命周期管理,在实施前给予规划,在实施中给予管控,在实施后给予纠偏,使OA系统更容易低成本布置、维护、推广和使用,使企业IT建设不偏离轨道,不陷入无节制的需求定制的苦海中,从而达到快速改进组织效率、推动企业生态的进化。

  第五、OA系统的开发语言Java和.Net

  JAVA和.NET都具有一定的领先性和局限性,但是相对比较而言,目前国内多数的OA厂商都会选择JAVA作为OA系统的开发语言。

  十年以上的传统OA厂商均会选择JAVA语言进行开发,相对建立了较为深厚的平台基础,以Java技术为平台,易定制易开发易扩展易集成。

  Java以其兼容性、开放性、安全性、扩展性等优越特性,成为OA产品的首选并不意外。然而,对此也应有正确认识,美中语言都有一定的领先性和局限性。

  笔者认为,所谓的平台型OA是指综合多种开发技术(不管用哪种开发架构与语言)、开发语言,应用需求模型驱动开发,可实现业务与技术分离,有统一的多元数据建模平台,一定具备统一开发标准规范。同时,平台型OA其所有的模块应该是一个应需而变的业务模块插件,具备必要的灵活性,易插拔、易扩展、易配置、易监控的特征,并且插件与插件之间可以相互调用和整合,这使的企业在业务开发上不受接口所限制,能开对接用户单位所需的各种业务管理系统。不管什么样的平台型OA具有这些优势,都需要OA系统厂商在Java平台或者.Net平台之上进行长期的、大量的开发工作,并经过企业多个企业实践应用所得。

  在企业的选型过程中,企业人员对于平台型OA的理解还有不少误区,如以为中小企业就不需要平台型OA办公系统、平台型OA系统越高端越好、平台型OA好看不中用等等观念。企业的IT人员也要随着IT技术的变化与时俱进。

  现在,随着应用的不断深入,平台型OA还可能出现新的功能变化,移动互联网的兴起,导致移动OA系统的需求呈现几何级数的增长。